当社は、個人情報保護の重要性に鑑み、お客さまの個人情報を適正に取扱うことを宣言いたします。

【当社の名称・住所・代表者の氏名】
山陽アルファ株式会社
〒700-0824　岡山市北区内山下2-5-5
取締役社長　横井手慎也

1．法令等の遵守

当社は、個人情報の保護に関する法律（個人情報保護法）その他の関連法令および関係官庁のガイドラインなどを遵守します。

2．従業者教育

当社は、個人情報の取扱いが適正に行われるよう従業者への教育・指導を徹底します。

3．個人情報の利用目的

当社は、保険代理業と不動産業を営んでおり、保険会社から保険募集業務の委託を受けて取得した個人情報と不動産業を通じて取得した個人情報（個人番号および特定個人情報については、下記8．を参照ください。）を下記業務の必要な範囲内で、かつ適法で公正に利用します。また、当社は複数の保険会社と取引があり、取得した個人情報を取引のある他の保険会社の商品・サービスを提案するために利用させていただくことがあります。なおその他の目的に利用することはありません。

・【保険代理業】

損害保険、生命保険およびこれらに付帯・関連するサービスの提供等の保険会社の業務

・【不動産業】

不動産仲介業、オフィスビル賃貸業、駐車場業およびこれらに付帯・関連するサービスの提供

上記の利用目的を変更する場合には、相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲においてのみ行い、その内容をご本人に対し、原則として書面等（電磁的記録を含む。以下同じ。）により通知し、または当社のホームページなどにより公表します。
当社に対し保険募集業務の委託を行う保険会社の利用目的は、それぞれの会社のホームページに記載してあります。当社のホームページのリンク先からご参照下さい。

4．個人情報の取得

当社は、業務上必要な範囲で、かつ適法で公正な手段により個人情報（個人番号および特定個人情報については、下記8．を参照下さい。）を取得します。

5．個人データの安全管理措置

当社は、取扱う個人データ（下記8.の個人番号および特定個人情報を含みます。）の漏えい、減失またはき損の防止、その他の個人データの安全管理のため、安全管理に関する取扱規程などの整備および実施体制の整備など、十分なセキュリティ対策を講じるとともに、利用目的の達成に必要とされる正確性・最新性を確保するために適切な措置を講じています。
個人データの安全管理措置の具体的内容は主として以下のとおりです。

①基本方針の整備

個人データの適正な取扱いの確保のため、「関係法令・ガイドライン等の遵守」、「安全管理措置に関する事項」、「質問および苦情処理の窓口」等について、本基本方針を策定し、必要に応じて見直しています。

②個人データの安全管理に係る取扱規程の整備

取得、利用、保存、提供、削除、廃棄等の段階ごとに、取得方法、責任者・担当者およびその任務等について「個人情報保護関連規程」をはじめ各種取扱規程において定め、必要に応じて見直しています。

③組織的安全管理措置

・個人データの取扱いに関して社内統括を行う管理責任者および管理統括部署を設置するとともに、各部署には管理者を配置し、関係法令等や取扱規程に違反している事実または兆候を把握した場合には管理責任者への報告連絡体制を整備しています。

・個人データの取扱状況について、定期的に自主点検を実施するとともに監査担当部署による監査を実施しています。

④人的安全管理措置

・個人データの取扱いに関する留意事項について、定期的な研修や社内示達により従業者に教育と周知を行っています。

・個人データについての秘密保持に関する事項を就業規則に記載するとともに、従業者より退職後も有効な機密保持に関する誓約書の提出を受けています。

⑤物理的安全管理措置

・個人データを取扱う区域の管理を徹底しています。また情報機器内には個人情報を保管せず社内サーバーにて一元管理を行う仕組みを講じています。

・情報機器、電子記録媒体、書類等の盗難等失を防止するため、施錠可能なキャビネット等に保管しています。従業者が退職した場合には、情報機器等からの個人データの削除を確認、管理を行っています。

⑥技術的安全管理措置

・情報システムを使用する従業者を識別及び認証するとともに、適正なアクセス制限により従業者が取扱う個人データ等の範囲を制限しています。

・個人データを取扱う情報システム、サーバー等について、外部からの不正アクセスまたは不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。

⑦委託先の監督

・個人データの取扱いを委託する場合には、個人データを適正に取扱っている者を選定し、委託先に於ける安全管理措置の実施を確保するため、外部委託に係る取扱規程を整備し、定期的に見直しています。

6．個人データの第三者への提供および第三者からの取得

当社は、次の場合を除き、ご本人に同意なく第三者に個人データ（個人番号及び特定個人情報については下記8．を参照下さい。）を提供しません。

①法令に基づく場合

②人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき

③公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき

④国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要があって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき

⑤当該第三者が学術研究機関である場合であって、当該第三者が当該個人データを学術研究目的で取扱う必要があるとき（当該個人データを取扱う目的の一部が学術研究目的である場合を含み、個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く）

また、個人データを第三者に提供したとき、あるいは第三者から取得したとき（個人関連情報を個人データとして取得する場合を含む）、提供先・提供者の氏名等、法令で定める事項を確認し、記録したうえ、保管します。

7．センシティブ情報のお取扱い

当社は、要配慮個人情報（人種、信条、社会的身分、病歴、前科・前歴、犯罪被害情報などをいいます）ならびに労働組合への加盟、門地および本籍地、保健医療および性生活に関する情報（以下「センシティブ情報」といいます）については、次に掲げる場合を除くほか、取得、利用または第三者提供を行いません。

①法令に基づく場合

②人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合

③公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合

④国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合

⑤保険料収納事務等の遂行上必要な範囲において、政治・宗教等の団体もしくは労働組合への所属もしくは加盟に関する従業員等のセンシティブ情報を取得、利用または第三者提供する場合

⑥相続手続を伴う保険金支払事務等の遂行に必要な限りにおいて、センシティブ情報を取得、利用または第三者提供する場合

⑦保険業の適切な業務運営を確保する必要性から、本人の同意に基づき業務遂行上必要な範囲でセンシティブ情報を取得、利用または第三者提供する場合

8．個人番号および特定個人情報の取扱い

当社は、個人番号および特定個人情報について、取得・利用・第三者提供を行いません。

9．見直し・改善

当社の個人情報の取扱いおよび安全管理に係る適切な措置については、適宜見直し、改善いたします。

10．個人情報保護法に基づく保有個人データの開示、訂正等、利用停止など

個人情報保護法に基づく保有個人データの開示（確認・記録の開示を含む）、訂正等または利用停止などに関するご請求については、ご請求者がご本人であることを確認させていただいたうえで手続きを行います。保険会社など他社の保有個人データに関しては当該会社に対してお取次ぎいたします。当社の保有個人データに関し、必要な調査を行った結果、ご本人に関する情報が不正確である場合は、その結果に基づいて正確なものに変更させていただきます。

11．お問い合せ・ご相談・苦情へのご対応

当社は、個人情報の取扱いに関する苦情・ご相談に適切・迅速にご対応いたします。
ご連絡先は下記のお問い合せ窓口となります。また保険事故に関する照会については下記お問い合せ窓口のほか、保険証券記載の保険会社の事故相談窓口にもお問い合せいただくことが出来ます。
なお、ご照会者がご本人であることを確認させていただいたうえで、ご対応させていただきますので、あらかじめご了承ねがいます。
【お問い合せ窓口】
山陽アルファ株式会社　本社　総務部
電話番号：　086-226-0770
受付時間：　9：00　～　17：00　（土・日・祝日　休み）
ホームページ：　https://sanyo-alpha.jp
メールアドレス：　info@sanyo.alpha.jp